O problema do fotógrafo: dinheiro que entra em partes
O fotógrafo raramente recebe o ensaio de uma vez. Entra o sinal quando o cliente reserva, às vezes um mês antes. Entra o saldo no dia do ensaio ou na entrega das fotos. Entram fotos extras depois da escolha. E o ensaio de dezembro pode ter o sinal pago em outubro. Quando tudo isso cai na mesma conta do banco, misturado com despesas pessoais, ninguém sabe se o mês foi bom.
Para controlar de verdade, você precisa de três números por mês:
- O que entrou: todo dinheiro recebido no mês, seja sinal, saldo ou extra.
- O que falta entrar: saldos de ensaios já feitos ou já marcados.
- O que sobrou: o que entrou menos as despesas do mês.
Exemplo prático: um mês com sinais e saldos
Veja um mês fictício de novembro, com conta conferida.
Ensaios realizados em novembro: 10 ensaios de R$ 700, total de R$ 7.000. Os sinais de 30% (R$ 210 cada, R$ 2.100 ao todo) foram pagos em outubro, quando os clientes reservaram. Em novembro entraram os saldos: 10 x R$ 490 = R$ 4.900.
Reservas feitas em novembro para dezembro: 8 ensaios de R$ 700, com sinal de R$ 210 cada: R$ 1.680.
Fotos extras vendidas: 15 fotos a R$ 30 = R$ 450.
Entrou no caixa em novembro: R$ 4.900 + R$ 1.680 + R$ 450 = R$ 7.030.
Repare: o caixa de novembro não é o valor dos ensaios de novembro. Uma parte daquele dinheiro entrou em outubro, e uma parte do dinheiro de novembro pertence aos ensaios de dezembro. Se você gastar todo o sinal de dezembro achando que é lucro, falta dinheiro quando algum cliente cancelar com direito a devolução. Trate o sinal de ensaios futuros como dinheiro comprometido até o ensaio acontecer.
Despesas e pró-labore
Com o que entrou definido, desconte as despesas. No mesmo exemplo de novembro:
- Aluguel do estúdio: R$ 1.200
- Internet, armazenamento em nuvem e softwares: R$ 260
- Transporte para ensaios externos: R$ 340
- Plano Autônomo: R$ 39,90
Total de despesas: R$ 1.839,90. Sobra antes de impostos e pró-labore: R$ 7.030 menos R$ 1.839,90 = R$ 5.190,10.
Desse valor sai o seu pró-labore, a reserva para trocar equipamento e os impostos, que dependem do seu enquadramento. Confirme com um contador. Para definir quanto retirar, veja pró-labore do fotógrafo.
Como funciona no Agenda Ensaio
- Defina o preço e a porcentagem de sinal de cada tipo de ensaio.
- O cliente paga o sinal no Pix ao reservar, e o sinal fica ligado àquele ensaio.
- No dia do ensaio ou na entrega, registre o saldo no caixa: Pix, cartão ou dinheiro.
- Lance as despesas do mês.
- No relatório, veja o que entrou por forma de pagamento e o lucro do período.
O app não emite nota fiscal e não processa pagamento com cartão; o cartão é passado na sua maquininha e registrado no caixa.
Três hábitos que mantêm as contas em ordem
- Registre no mesmo dia. Saldo recebido é saldo lançado, antes de abrir o editor de fotos.
- Separe conta pessoal e conta do negócio. Mesmo sem CNPJ, uma conta só para o trabalho facilita conferir o extrato com o relatório.
- Revise saldos a receber toda segunda. Ensaio feito há mais de 15 dias com saldo em aberto pede uma mensagem educada ao cliente.
- Olhe os meses fracos com antecedência. Se o relatório do ano passado mostra que fevereiro foi o pior mês, guarde parte dos sinais de dezembro para atravessar esse período e planeje uma mini sessão para movimentar a agenda.
Com esses hábitos, o fechamento do mês deixa de ser uma tarde de extratos e vira uma conferência de dez minutos. Se ainda há saldos antigos que você tem vergonha de cobrar, o artigo cobrar saldo do ensaio sem constrangimento traz mensagens prontas.